2017年10月18日，党政办公室在行政楼二楼会议室组织召开做好毕业生相关资料立卷归档工作会议，交通学院副院长李国栋及各分院负责立卷归档人员共19人参加了会议。会议由党政办公室主任刘志伟主持。
会议分三部分。首先，刘主任强调此次档案归档范围和时间。归档范围为学生试卷、课程设计、实习报告、实验报告、毕业设计及教师工作手册；归档时间跨度为2004-2014届毕业生材料，分三个时间段：2011-2014届、2008-2010届、2004-2007届。档案整理从三个时间段开展，自2014届开始，2013届、2012届等依次展开。
档案室周桂芬老师对各教学单位如何做好资料立卷归档工作做了细致的辅导。强调要加强文件材料的完整性、区分好毕业生毕业年份、分年度的材料按类别组、纸张大小以标准档案盒为准、卷内标注页号、打印卷内目录并装订、纸质、光盘原件档案同时移交等方面的工作。
最后，刘主任对档案立卷归档时间提出要求。此次工作分两个阶段。第一阶段（2011-2014届毕业生）截止至2017年10月30日整理完毕，11月9日至11月15日移交学校；第二阶段（2004-2010届毕业生）截止至2017年11月30日整理完毕，12月1日至12月15日移交学校。
这次会议是学校为更好落实董事长提出的“对校史等资料进行抢救性挖掘”、“为校友回校查阅个人资料提供平台，增加师生的归宿感” 指示精神的一次会议，是推进学校校内实践教学基地群建设项目之一档案馆建设的一项重要工作。学校将通过加强档案管理工作，为师生提供更好的服务，为学校发展积累财富，为社会提供更好的“社会记忆”。
